Privacy statement
Privacy statement Smallhold
Smallhold B.V. (hierna: ‘’Smallhold’’) vindt privacy belangrijk en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets vertellen over een persoon of die we in verband kunnen brengen met een persoon. Smallhold verzamelt en verwerkt (persoons)gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor je deze achterlaat. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).
Wanneer is dit privacy statement van toepassing?
Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Smallhold verwerkt in opdracht van onze klanten of die nodig zijn voor het leveren van services/diensten aan onze klanten.
Hoe gebruiken wij persoonsgegevens?
Bij het gebruik van onze diensten en websites laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen soms persoonsgegevens zijn. Welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken kun je hieronder vinden.
Waarom en voor welke doeleinden gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Smallhold verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Categorieën
persoonsgegevens
Toelichting doeleinden
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam
Aanvragen en toesturen offerte. Via onze website of via onze andere communicatiekanalen kan je vrijblijvend een offerte aanvragen. De gegevens gebruiken wij voor het opstellen en toesturen van de offerte. Tevens nemen wij de gegevens op in onze administratie zodat we duidelijk inzicht hebben in de leads, opportunity’s en orders en we je op een zo efficiënt mogelijke manier kunnen helpen.
Indien je na je aanvraag van de offerte klant wordt bij ons dan zijn we wettelijk verplicht om je gegevens gedurende de klantrelatie en zeven jaar daarna te bewaren.
Wij verwerken deze gegevens op basis van de voorbereidingen op de totstandkoming van de overeenkomst tussen jou en Smallhold.
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Communicatie via chat, telefoon of e-mail. Je kan Smallhold een vraag stellen via de chatfunctie, de e-mail, het contactformulier of je kan telefonisch contact opnemen. De gegevens worden gebruikt voor het beantwoorden van je vragen, de verdere communicatie en het toesturen van de noodzakelijke informatie.
Wij bewaren je telefoonnummer daarnaast voor het melden van storingen maximaal één maand na het einde van de overeenkomst. Voor de overige gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar, voor zover ze fiscaal relevant zijn.
Wij verwerken deze gegevens, indien je klant bent, op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten. Indien je geen klant bent dan verwerken we deze gegevens op basis van het gerechtvaardigde belang dat wij hebben om je goed van dienst te kunnen zijn.
Naam
Bedrijfsnaam
E-mailadres
Toesturen van nieuwsbrieven, rapportages of publicaties. Via onze website is het mogelijk om bepaalde rapportages en onderzoeken te downloaden. Daarnaast is het mogelijk om je te abonneren op onze nieuwsbrief. De gegevens worden gebruikt om de bedoelde rapportages ter beschikking te stellen, alsmede voor andere commerciële doeleinden, zoals het informeren over de door Smallhold geleverde dienstverlening via de nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt maandelijks verstuurd, zo blijf je op de hoogte van onze diensten, aanbiedingen en producten.
Wij bewaren je gegevens zo lang je de nieuwsbrief wenst te blijven ontvangen. Bij afmelding bewaren we je gegevens maximaal een jaar nadat je je hebt afgemeld voor onze nieuwsbrief.
Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van jouw toestemming. Deze toestemming kan je op ieder moment intrekken via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief.
NAWT*
E-mailadres
Afhandelen bestelling en leveren diensten. Wanneer je bij ons een bestelling plaatst, gebruiken wij jouw persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen. Wij mogen jouw persoonsgegevens dan gebruiken voor de levering van de diensten, zoals het informeren over de status van de dienstverlening en het leveren van hardware, maar ook voor het verzorgen van logging, backups, beheer- en supportwerkzaamheden.
Bepaalde klantgegevens bewaren wij gedurende de klantrelatie en zeven jaar daarna in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht. Loggegevens worden maximaal twaalf maanden bewaard. De backups worden gedurende de retentieperiode bewaard en is afhankelijk van de dienstverlening die je afneemt.
Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.
Naam
E-mailadres
Enquêtes. In verband met klantonderzoek kunnen we je benaderen voor het afnemen van een korte enquête. Door enquêtes af te nemen kunnen wij onze dienstverlening verbeteren.
Wij bewaren je gegevens in het kader van deze enquêtes maximaal een jaar na einde van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.
Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.
NAWT*
E-mailadres
Het onderhouden van contractuele relaties. Om zo efficiënt mogelijk de rechten en verplichtingen met betrekking tot het contract dat we met je hebben gesloten uit te voeren verwerken we je gegevens, bijvoorbeeld voor het verzorgen van de facturatie, het bijhouden van de afgenomen licenties en het voldoen aan de wettelijke administratieplichten.
Wij zijn wettelijk verplicht om deze gegevens gedurende de contractuele relatie en tot zeven jaar daarna te bewaren.
We verwerken deze gegevens op basis van de wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen. Daarnaast verwerken wij deze gegevens op grond van de overeenkomst die we met je hebben.
Naam
Telefonnummer
E-mailadres
Toegang portaal. Met ons portaal krijg je toegang tot een beheeromgeving waar je zelf je gegevens kunt instellen, opgeven en wijzigen. Wij houden bij wat je gedaan hebt en wanneer, zodat daar bewijs van is.
Wij bewaren je gegevens gedurende de tijd dat je klant bij ons bent en voor een periode van zeven jaar daarna, voor zover de gegevens fiscaal relevant zijn.
Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.
* Onder NAWT vallen voor- en achternaam, adres, woonplaats en telefoonnummer.
Hoe lang bewaren we gegevens?
Smallhold bewaart de gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Mocht je hier vragen over hebben kun je contact opnemen met info@smallhold.nl of hier het contactformulier invullen.
Verstrekken wij uw persoonsgegevens met derden?
Wij gaan vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen wij in sommige gevallen aan derde partijen verstrekken, voor de hierboven genoemde doeleinden. Dit zijn onder andere incassobureaus, leveranciers van applicaties, onze accountant en onze externe (juridisch) adviseurs. Verder zullen we jouw gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
Met organisaties die jouw gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een Verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Smallhold blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Als uw persoonsgegevens worden overgedragen aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat geen passend beschermingsniveau biedt, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Denk hierbij aan het aangaan van Europese Unie modelbepalingen met deze ontvanger.
Profilering en cookies.
Wij combineren jouw persoonsgegevens uit verschillende bronnen (zoals de gegevens ingevuld in een contactformulier met je surfgedrag op onze website) met elkaar, om jou de beste online ervaring te kunnen bieden. Door jouw gegevens te combineren kunnen wij gepersonaliseerde aanbiedingen en gepersonaliseerde content op de verschillende websites tonen, die aansluiten bij jouw interesses. Ook onze e-mails kunnen wij op deze manier voor jou personaliseren. Zo wordt er voorkomen dat jij content te zien krijgt of informatie toegestuurd krijgt, die voor jou minder interessant zijn.
Bij het verzamelen en combineren van je gegevens maken we gebruik van cookies.
Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij vragen om je akkoord voor het gebruik van deze cookies.
Wil je meer weten over cookies? Lees ons cookiebeleid.
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te minimaliseren. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Websites van derden
Dit statement is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website het privacy statement van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.
Rechten van betrokkenen
Je hebt de volgende rechten:
- Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
- Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
- Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen direct marketing.
- Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
- Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van jou verwerken.
Daarnaast heb je te allen tijde het recht om jouw toestemming in te trekken als de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen om je adequaat te identificeren. Om van je rechten gebruik te kunnen maken kun je een verzoek indienen naar info@smallhold.nl. Smallhold zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand (tenzij het verzoek qua complexiteit meer tijd vergt) aan je verzoek voldoen.
Hoe kan ik jullie bereiken?
Als je naar aanleiding van dit privacy statement contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onze contactgegevens.
Natuurlijk helpen we je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mochten wij er desondanks toch niet samen uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen privacy statement
Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd wijzigen en zullen ons best doen websitebezoekers, klanten en prospects altijd van deze wijzigingen op de hoogte te houden. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om dit privacy statement geregeld te raadplegen en te kijken naar de datum zoals hieronder opgenomen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Dit privacy statement is op 07-02-2023 voor het laatst aangepast.